Declaratiereglement

Klik hier voor het declaratieformulier: Declaratieformulier DOS’46

Declaratieregeling KV DOS’46

In aanmerking nemende dat:
– Het lidmaatschap van het bestuur of commissie een vrijwillige functie betreft,
– Leden die een bestuursfunctie of commissiefunctie vervullen dit doen om een persoonlijke bijdrage te leveren aan de bloei van onze vereniging,
– Het bestuur de normen van redelijkheid en billijkheid in acht neemt,
– Het bestuur een transparante regeling wenst te treffen,
– Het bestuur inzicht wil verkrijgen in het declaratiegedrag binnen de vereniging,

Wordt binnen KV DOS’46 de volgende declaratieregeling gehanteerd:
art. 1 Ieder bestuurs- of commissielid is gerechtigd om kosten te declareren indien deze kosten rechtstreeks
verband houden met het uitvoeren van de taak én waarvan niet in redelijke mate kan worden
verondersteld voor eigen rekening te kunnen komen.
art. 2 Kosten gemaakt door leden van de vereniging kunnen slechts worden gedeclareerd als vooraf
toestemming voor de uitgave is gegeven door het bestuur.
art. 3 Declaratie van kosten geschiedt op vrijwillige basis en op initiatief van het bestuurslid, commissielid of lid.
art. 4 Kosten kunnen tot 3 maanden nadat zij zijn gemaakt gedeclareerd worden bij de penningmeester.
art. 5.1 De penningmeester wordt door het bestuur gemandateerd om declaraties aan bestuurs- en
(commissie)leden te vergoeden.
art. 5.2 Vergoedingen worden binnen 4 weken nadat de declaratie is ingediend via een bankoverschrijving
vergoed.
art. 5.3 Indien er twijfel bestaat omtrent de rechtmatigheid van de gevraagde vergoeding, wordt het
betreffende bestuurs- of (commissie)lid of lid hiervan binnen 4 weken van op de hoogte gesteld. Het
bestuur besluit in de daarop eerstvolgende bestuursvergadering over de declaratieaanvraag.
art. 6 De kosten waarvoor een declaratie kan worden ingediend zijn benoemd in de verenigingsbegroting en binnen de betreffende commissies is bekend welke kosten gedeclareerd kunnen worden.
art. 7 Kosten waarvoor geen declaratie kan worden ingediend zijn afschrijvingen, medische kosten, schade aan goederen of personen ten tijde van het uitoefenen van de bestuurs- of commissiefunctie.
art.8 Kosten worden op basis van werkelijk gemaakte kosten en zonder rente vergoed. Bij het indienen van declaraties moeten betalingsbewijzen worden gevoegd.
art. 9 Een overzicht van declaraties over het voorgaande jaar is door ieder lid voor de Algemene
Ledenvergadering op te vragen bij de penningmeester.
art. 10 Ieder lid kan het bestuur verzoeken deze regeling te herzien en wordt gepubliceerd op de website van de vereniging.
art. 11 De regeling is vastgesteld door het bestuur en kan alleen door het bestuur worden gewijzigd.
art. 12 Voor het indienen van declaraties wordt gebruik worden gemaakt van een declaratieformulier dat beschikbaar is via de website van de vereniging en is op verzoek te verkrijgen bij de penningmeester van de vereniging.
art. 13 Daar waarin deze declaratieregeling niet voorziet, besluit het bestuur.

Versie 1.0, 18 januari 2015